Ile kosztują firmę dolegliwości od pracy przy komputerze?

Warstwa pierwsza: absencja, czyli koszty pracy przy komputerze, które widać

Zacznijmy od twardych danych ZUS. W 2024 roku Zakład zarejestrował 27,4 miliona zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy, łącznie na 290,0 miliona dni absencji chorobowej. Przeciętne zwolnienie z tytułu choroby własnej trwało 11 dni.

Teraz liczba, na której powinien zatrzymać się każdy, kto zarządza zespołem biurowym. Najczęstszą przyczyną absencji w 2024 roku były choroby układu mięśniowo-szkieletowego i tkanki łącznej, na które przypadło 41,8 miliona dni absencji chorobowej. To więcej niż infekcje oddechowe i więcej niż jakakolwiek inna grupa na liście ZUS. Mówiąc po ludzku, plecy, kark i stawy wysyłają Polaków na zwolnienie częściej niż cokolwiek innego. A to są dokładnie te dolegliwości, które narastają przy biurku.

Co to znaczy dla Twojej firmy w złotówkach? Za pierwsze 33 dni absencji w roku płaci pracodawca, nie ZUS (art. 92 Kodeksu pracy). W samym 2022 roku pracodawcy wydali na wynagrodzenia chorobowe prawie 11 miliardów złotych, przy średniej stawce 111,08 zł za dzień. To pieniądze za pracę, która się nie wydarzyła. Doliczają się do tego koszty zastępstwa i zespół, który nadrabia za nieobecnego.

Warstwa druga: prezenteizm, czyli to, czego nie widać

Tu robi się ciekawie, bo największy koszt nigdy nie trafia do tabeli absencji. Nazywa się prezenteizm w pracy: pracownik jest przy biurku, ale z bólem karku albo napiętymi plecami pracuje wolniej, gorzej się skupia i robi więcej błędów. Nie wziął L4. Po prostu wydajność spadła, a nikt tego nie zmierzył.

I to nie jest miękka teza. Badanie z 2021 roku w Journal of Occupational Health podaje konkretny rachunek z Japonii: koszt absencji to około 520 dolarów na osobę rocznie, a koszt prezenteizmu około 3055 dolarów. Sześciokrotnie więcej. Przegląd z 2025 roku w Cureus, dotyczący pracowników biurowych w IT, szacuje koszt prezenteizmu na około trzykrotność kosztu absencji i pokazuje, jak powszechny jest problem: w badanej próbie 53,6 procent osób spełniało kryteria przewlekłego bólu mięśniowo-szkieletowego.

Spójrz na to jak zarząd. Jeśli sam koszt nieobecności idzie w miliardy, a koszt obecności z bólem jest od niej kilkukrotnie wyższy, to rachunek za dolegliwości od pracy przy komputerze jest znacznie większy, niż pokazuje dział kadr. Najdroższy pracownik to nie ten na L4. To ten, który przychodzi i pracuje na pół gwizdka, miesiącami.

Czego uczciwie nie policzę?

Będę z Tobą szczery, bo to jest artykuł dla ludzi, którzy podejmują decyzje na liczbach. Nie podam Ci jednej efektownej kwoty w stylu "dolegliwości od biurka kosztują polskie firmy X miliardów rocznie". Takiej liczby, policzonej rzetelnie dla pracy biurowej w Polsce, po prostu nie ma w wiarygodnym źródle, a zmyślanie jej obraziłoby Twoją inteligencję.

Mam za to coś lepszego:

kilka liczb, które się obronią. Dolegliwości mięśniowo-szkieletowe to przyczyna absencji numer jeden w danych ZUS. Za początek zwolnienia płaci pracodawca. Prezenteizm jest realny i kosztuje kilkukrotnie więcej niż sama nieobecność. Tyle wystarczy, żeby zobaczyć, że problem jest drogi.

Co z tym zrobić, bez ściemy

Skoro koszt jest realny, kuszące jest dorzucenie "jakiegoś wellbeingu" i odhaczenie tematu. Ostrzegam: samo uruchomienie programu niczego nie gwarantuje. Duże badanie Song i Baicker, opublikowane w JAMA w 2019 roku, objęło 160 zakładów pracy i pokazało, że oferowanie generycznego programu wellbeing nie obniżyło ani absencji, ani wydatków na zdrowie.

W skrócie sprowadza się do trzech warunków. Po pierwsze, trafić w realny driver kosztu, czyli ciało przy biurku, a nie w gadżet obok problemu. Po drugie, zadbać o adopcję, bo benefit, z którego nikt nie korzysta, to czysty koszt. Po trzecie, mierzyć: dni absencji z tytułu dolegliwości mięśniowo-szkieletowych, zgłoszenia dyskomfortu, rotację w najbardziej obciążonych zespołach.

Jeśli szukasz tańszego, namacalnego punktu wejścia, dobrym kandydatem jest ergonomia.

FAQ

• Ile kosztuje dzień absencji pracownika?

Za pierwsze 33 dni absencji w roku płaci pracodawca (art. 92 Kodeksu pracy). Średnia dzienna stawka wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawców wyniosła 111,08 zł w 2022 roku. Do tego dochodzą koszty zastępstwa i pracy, która się nie wydarzyła, więc realny koszt dnia jest wyższy niż samo świadczenie.

• Ile kosztuje L4 firmę w skali roku?

W 2022 roku pracodawcy w Polsce wydali na same wynagrodzenia chorobowe prawie 11 miliardów złotych, a to tylko część rachunku, bo nie obejmuje prezenteizmu ani kosztów zastępstwa.

• Co to jest prezenteizm w pracy?

To sytuacja, w której pracownik jest obecny, ale z powodu dyskomfortu lub dolegliwości pracuje z obniżoną wydajnością. Badania szacują koszt prezenteizmu na kilkukrotność kosztu absencji, mimo że nie pojawia się on w żadnej tabeli nieobecności.

• Dlaczego dolegliwości od pracy przy komputerze są aż tak kosztowne?

Bo łączą dwie warstwy kosztu: widoczną absencję, gdzie dolegliwości mięśniowo-szkieletowe są przyczyną numer jeden w danych ZUS, oraz niewidzialny prezenteizm, który zwykle kosztuje więcej.

Chcesz zobaczyć, jak policzyć ten koszt u siebie i co go obniża? Umów rozmowę i demo FIXme, pokażemy panel danych dla HR i sposób pomiaru: FIXme - Testuj 14 dni za darmo